Moins onéreux que l’embauche d’une secrétaire en interne, le standard téléphonique médical externalisé est une solution fiable et efficace. Mais combien coûte réellement ce service ? Quel investissement représente-t-il pour les médecins ?
Standard téléphonique médical : comment ça marche ?
Le standard téléphonique médical externalisé consiste à confier une partie de la gestion de la patientèle à un prestataire. Les services téléphoniques proposent une palette de prestations allant de la réception des appels jusqu’à la gestion des rendez-vous d’un médecin. Souvent présentées sous forme de pack, les formules offertes s’adaptent aux besoins de chaque professionnel de santé. Elles comprennent en général la gestion des patients (prise de rendez-vous, réception des appels, prise de message, etc), la communication descendante du médecin au patient (rappel SMS, mail ou téléphonique de la prochaine consultation, etc), et parfois la gestion de l’agenda du professionnel de santé (période d’indisponibilité, rappel par mail de l’agenda, etc).
Les télésecrétaires Médifil interviennent ainsi :
- Accueil téléphonique à distance de votre patientèle. Vous disposez d’un standard téléphonique médical assuré par des secrétaires formées. Ce service comprend généralement un message de pré-décroché, une boîte vocale personnalisée, les transferts d’appel, des réponses téléphoniques adaptées à chaque patient mais aussi le rappel des rendez-vous par mail, SMS ou téléphone.
- Gestion de votre agenda de consultations. Il s’agit d’un agenda médical en ligne partagé entre les médecins et les secrétaires. Entre alertes mail, prise de rendez-vous, reports et gestion des annulations, l’agenda médical partagé est un outil dématérialisé pratique.
- Gestion des consignes médicales. Afin de mieux satisfaire les besoins des professionnels de santé, Médifil a développé un outil de gestion de leurs consignes en ligne. Le praticien précise son message dans l’espace prévu à cet effet pour que les télésecrétaires prennent connaissance de la demande.
- Gestion 24H/24 et 7J/7 de votre patientèle. Plusieurs formules sont proposées par Médifil afin de répondre aux besoins des différents professionnels de santé. Les périodes d’intervention sont les suivantes en fonction de la formule choisie :
– jours ouvrés de 8h à 20h
– samedis de 8h à 14h
– samedis 24H/24
– dimanches 24H/24
– jours fériés 24H/24
– prises de rendez-vous les dimanches de 15h à 20h
Standard téléphonique médical : facturation en forfait
Si les services de standard téléphonique médicaux facturent parfois au temps passé ou à la tâche, la facturation en forfait est bien souvent le format le plus avantageux. Il s’agit d’une enveloppe globale incluant plusieurs prestations.
Médifil a développé un simulateur vous permettant d’estimer le coût d’un standard téléphonique médical exprimé en nombre d’appel. Ainsi, si votre cabinet reçoit une moyenne de 50 appels par mois, le service sera facturé :
- Pour les informations patients (volume de 10 appels) : service inclus dans l’abonnement
- Pour la mise en relation (volume de 3 appels) : 2.34 euros TTC si le transfert est effectué vers un fixe, 2,88 euros TTC vers un téléphone GSM.
- Gestion de l’agenda et prise de rendez-vous (volume de 38 appels) : 130.00 TTC
Pourquoi y a-t-il une différence de tarif entre les différents forfaits
Les différences de tarifs entre les forfaits dépendent des prestations mais aussi des périodes d’intervention. Ainsi, si votre activité nécessite une permanence téléphonique 24H/24 la formule sera naturellement plus coûteuse. D’autres options telles que la transmission orale des consignes par télécopie, peuvent aussi augmenter les coûts.
Avant de choisir l’option de votre standard téléphonique médical, l’idéal est d’exprimer vos besoins avec précision. Votre activité requiert-elle une intervention 7J/7, 24H/24 ? Comment souhaitez-vous recevoir les informations ? Autant de questions déterminantes pour l’estimation du budget que représente l’externalisation de la permanence téléphonique.
